L’analyse des besoins de formation Conception

La formation en entreprise est parfois considérée comme la panacée aux problèmes rencontrés en milieu de travail. D’ailleurs, nos clients nous abordent souvent en disant : « J’ai besoin d’une formation sur tel sujet », avec un contenu prédéterminé extrait d’une formation existante ou, à l’occasion, un concept de formation proposé en début du projet.

Bien que l’intention soit bonne, la démarche pourrait être comparable à celle de demander à son médecin une crème antifongique pour soigner son rhume des foins. Est-ce vraiment la bonne solution?

Pourquoi une formation?

Plusieurs experts de la formation en entreprise vous diront qu’ils considèrent l’analyse des besoins de formation comme une étape importante. Cependant, si vous demandez à ces mêmes experts s’ils effectuent une analyse exhaustive pour tous les projets de formation auxquels ils participent, vous aurez fort probablement des réponses plus nuancées.

Une analyse des besoins complète et exhaustive représente une quantité d’efforts non négligeable. À bien y penser, une analyse complète n’est peut-être pas une nécessité pour tous vos projets de formation. Voyons des critères qui permettraient de déterminer s’il vaut la peine d’effectuer une analyse complète.

Les formations obligatoires

Certaines entreprises sont soumises à des obligations légales en matière de formation ou d’actualisation des compétences reliées à leur domaine. Ce type d’obligation vient souvent avec une liste de thèmes à traiter, des échéances à respecter et un niveau minimum de compétences à atteindre.

Dans ce cas, les avantages de l’analyse sont moins importants, car les obligations légales dictent souvent les éléments requis. Par conséquent, se lancer dans une analyse approfondie risquerait d’allonger les échéanciers et d’alourdir les contenus sans pour autant garantir une valeur ajoutée à la formation.

 Les formations de développement ou les formation continues

Plusieurs entreprises ont développé une offre de formation continue afin d’encourager les employés à se perfectionner de manière individuelle ou collective. Souvent fondées sur des intentions bienveillantes, ces initiatives visent la création d’une ambiance de travail motivante tout en permettant le développement personnel.

L’analyse des besoins pour ce type de formation s’effectue souvent par sondage, avec la mise en disponibilité d’une offre « catalogue ». Une analyse complète représente dans un tel cas un investissement peu utile. Mieux vaut opter pour une démarche d’orientation visant à valider la bonne correspondance entre la formation choisie par l’employé et le besoin de développement.

Les formations visant à combler un écart de compétences

Ce type de formation sert à combler des écarts de performance en permettant aux employés d’acquérir de nouveaux comportements qui auront une incidence positive sur l’entreprise. Bien que l’analyse des besoins s’avère nécessaire pour assurer l’efficacité de ce type de formation, elle est malheureusement souvent escamotée ou réalisée superficiellement.

Les pièges à éviter dans l’analyse des besoins

Durant l’analyse des besoins, quelques pièges sont à éviter afin d’obtenir une vision juste du contexte et des problématiques. Voici une courte liste des notions à garder en tête lors de cette analyse :

L’erreur la plus commune est de présumer du lien de causalité à l’origine d’une situation problématique. On croit souvent qu’une situation problématique a pris naissance à l’endroit ou au moment où on l’a remarquée, alors que ce n’est pas nécessairement le cas.

Par exemple, une compagnie d’assemblage de pièces d’automobile constate que beaucoup de pièces sont brisées lors du serrage des boulons, la pression exercée étant trop forte. On pourra présumer que les employés appliquent une pression ne respectant pas celle prescrite. On décidera donc de diffuser une formation auprès des assembleurs qui porte sur le serrage et de sensibiliser à l’impact d’une pression excessive.

Toutefois, une analyse plus fine aurait permis de se rendre compte que l’application du serrage est faite en respectant les indications, mais que les outils sont mal calibrés. La formation devrait alors être orientée vers la méthode de calibration et l’équipe d’entretien de l’équipement.

Un autre piège de l’analyse des besoins de formation est de confondre la situation actuelle avec le niveau de compétences actuel. Une situation problématique n’indique pas nécessairement un manque de compétences de la part des employés ou des gestionnaires. Il se peut très bien qu’une équipe sache comment exécuter une tâche particulière, mais qu’elle ne l’effectue pas pour des raisons autres qu’un manque de capacité. Ce pourrait être par manque de motivation ou de moyens. Une analyse complète devrait évaluer le niveau de compétences actuel et déterminer si celui-ci est réellement la cause de la situation à corriger.

Ce qui nous amène à notre troisième piège, soit de présumer qu’une formation est l’approche à préconiser. L’analyse des besoins pourrait conclure qu’une formation n’est pas l’approche adéquate afin de régler la situation identifiée. La formation est l’outil de prédilection pour rehausser les compétences des employés. Toutefois, elle ne s’avère pas l’outil le plus efficace pour contrer un manque de motivation ou combler des contraintes techniques. Trop souvent, les entreprises se lancent dans la production de formations en espérant corriger une situation qui serait mieux gérée par le déploiement d’autres moyens qui relèvent du leadership ou de l’organisation matérielle, ce qui engendre des investissements improductifs.